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Le scritture contabili sono un insieme di documenti e registri di cui un imprenditore (ed anche un lavoratore autonomo) si serve nel corso della sua attività al fine di tenere sotto controllo la gestione della stessa.
Su questi documenti, infatti, vengono annotate tutte le vicende che riguardano l'impresa: movimenti finanziari, crediti e debiti, beni strumentali di cui si serve, profitti e perdite, etc.
Le scritture contabili obbligatorie sono indicate dal nostro Codice Civile nell'articolo 2214. Secondo tale articolo, un imprenditore che esegue un'attività di tipo commerciale deve tenere soprattutto:
La tenuta delle scritture contabili è regolamentata dall'articolo 2219, in base al quale è necessario come prima cosa seguire il principio della ordinata contabilità: documenti e registri devono essere mantenuti sempre integri e leggibili, privi di spazi bianchi, di eventuali annotazioni ai margini o abrasioni, in modo tale da rendere possibile una verifica degli stessi. Nel caso in cui sia necessario effettuare delle cancellazioni, devono essere tali da permettere comunque la lettura di ciò che era stato scritto precedentemente.
Il libro giornale – un registro sul quale vengono annotati i vari movimenti contabili dell'impresa – deve riportare tutte le operazioni effettuate ogni giorno. Ciascuna operazione deve essere registrata singolarmente. Qualora ciò non fosse possibile per via del tipo di azienda o delle condizioni in cui opera, deve essere realizzata almeno una registrazione globale che riguardi tutte le operazioni omogenee (pensiamo, per esempio, ad un negozio nel quale fanno acquisti molte persone: il titolare di certo non prende nota anche del nome di ogni singolo cliente).
Il libro degli inventari deve essere redatto appena l'azienda comincia ad operare e, successivamente, ogni anno. In esso devono essere riportate tutte le informazioni che riguardano "attività e passività" dell'azienda, cioè dati relativi a mezzi di cui dispone (impianti, macchinari, ecc), crediti, debiti che ha eventualmente contratto con terzi, debiti nei confronti dei dipendenti, fondi per imposte e tasse e per il pagamento di trattamenti di fine rapporto, ecc.
Nel libro inventario devono essere riportate anche attività e passività che sono estranee all'impresa, ovvero quelle che riguardano l'imprenditore stesso. Un imprenditore commerciale, infatti, è considerato responsabile delle obbligazioni della sua azienda: se non si riesce ad estinguere un debito aziendale con il patrimonio aziendale, per legge possono a quel punto essere toccati i suoi beni, dunque il suo patrimonio.
Infine, l'inventario deve esser sempre chiuso con un bilancio ed un conto nel quale indicare in modo preciso e veritiero quali sono stati gli utili dell'impresa (ovvero ciò che ha guadagnato nel corso delle attività) e quali, invece, le perdite che ha subito.
Corrispondenza e fatture e tutte le altre scritture che dipendono dal tipo di azienda (libro mastro, libro cassa, libro magazzino, ecc.) devono essere anch'esse tenute sempre in uno stato tale da poter permettere la verifica del loro contenuto.
Scritture contabili: personale dipendente e libro unico del lavoro.
Tra le scritture contabili che un imprenditore commerciale è obbligato a tenere vi è il Libro Unico del Lavoro, un registro dedicato al personale dipendente che ha sostituito – a partire dal 2009 – i libri paga e matricola.
In questo registro vengono riportati tutti i dati relativi ad ogni singolo lavoratore, ad esempio anzianità di servizio, retribuzione base, inquadramento contrattuale e qualifica, congedi, malattia, straordinari, ecc.
Il Libro Unico del Lavoro è obbligatorio per tutti i datori di lavoro di qualunque settore, compresi quelli agricoli, mentre ne sono esonerati coloro che offrono lavoro domestico, le imprese familiari in riferimento all'impiego di coniuge, figli, parenti vari, ditte e società individuali che non si servono di personale dipendente, società cooperative di produzione e lavoro e le pubbliche amministrazioni.
La conservazione delle scritture contabili deve rispettare un determinato limite di tempo stabilito dalla legge.
Nello specifico tutti i vari documenti e registri devono essere conservati per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione, così come vanno conservati per lo stesso periodo di tempo anche gli originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute e le copie di lettere, telegrammi e fatture inviate.
La conservazione può avvenire anche su supporti di immagini o in riproduzioni fotografiche, a patto che chi si serve di questi supporti, renda possibile la lettura di tutto il materiale in qualunque momento.
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